Mijn Bureau

Wat is Mijn Bureau?

Mijn Bureau is een relatief nieuw en vrij onbekend project van het Ministerie van Binnenlandse Zaken & Koninkrijksrelaties (MinBZK); op het moment van schrijven is het project ongeveer een jaar oud. De eigenaren schrijven er zelf het volgende over:

Met Mijn Bureau onderzoeken we open source kantoorsoftware voor, door en met overheden. Mijn Bureau is een samenwerking van de Rijksoverheid, Gemeente Amsterdam en de Vereniging Nederlandse Gemeenten.

(Bron: https://github.com/MinBZK/mijn-bureau)

Dat begint in ieder geval hoopvol, want er is een hoop te doen over kantoorsoftware als kritieke stap van de transitie om als overheid digitaal onafhankelijker te worden. De huidige situatie is dat de overheid voor kantoorsoftware voor het grootste deel afhankelijk is van Microsoft (365, SharePoint, Exchange en aanverwante diensten). Bij in ieder geval Gemeente Amsterdam is de afhankelijkheid zelfs nog groter, want daar wordt niet alleen Microsoft als kantoorsoftware gebruikt, maar ook het cloudplatform Microsoft Azure voor het applicatielandschap. Er is dus voor de partijen in deze samenwerking zeker veel te winnen op dit gebied. Ik ben dan ook zeer benieuwd naar dit project. Tijd om het van dichtbij te gaan bekijken.

Waar is Mijn Bureau?

Maar hoe beginnen we ermee? Een simpele zoekopdracht geeft als antwoord dat de documentatie staat op https://minbzk.github.io/mijn-bureau/. Allereerst valt op dat de domeinnaam niet simpelweg iets als mijnbureau.nl is; die domeinnaam lijkt bezet door een zogeheten domain squatter, oftewel een commerciele partij die domeinnamen koopt in de hoop deze later voor een hoger bedrag door te verkopen. Dat is natuurlijk wel een beetje pijnlijk. Het lijkt er overigens op dat mijn-bureau.nl wel in bezit is van de Rijksoverheid, want die wijst naar een Kubernetes productie-omgeving van de Rijksoverheid. (Het ontsluiten van de meta-informatie van die omgeving lijkt me overigens niet per se de bedoeling, maar dat terzijde.) Het zou dus een eenvoudige stap moeten zijn om de documentatie van Mijn Bureau via de site mijn-bureau.nl beschikbaar te maken.

Nog iets pijnlijker wordt het wanneer we zien dat het project staat op GitHub, je weet wel, dat platform dat sinds 2018 in handen is van… Microsoft. Deze keuze is onbegrijpelijk; er zijn genoeg Europese alternatieven om dit soort projecten te hosten zonder afhankelijk te zijn van Microsoft, zoals GitLab en Gitea. De Rijksoverheid is voor de eigen open source tools ook allang actief op GitLab, dus dit lijkt me dan ook een hele logische keuze.

Waaruit bestaat Mijn Bureau?

Maar het belangrijkste is wellicht wat het project Mijn Bureau dan qua alternatieve kantoorsoftware heeft bedacht. De homepage biedt een overzicht van een suite aan samenwerkingssoftware en via de knop “Uitgebreide documentatie” (waarbij de taal van Nederlands naar Engels wisselt zonder duidelijke reden) krijgen we te zien welke tools dat precies omvat:

Een interessant overzicht. Een paar dingen vallen op:

• Er wordt vooral gekozen voor bewezen en volwassen open source projecten van onder meer Nextcloud en Element
• Daarnaast is er veel afkomstig van La suite numerique, welke wordt beheerd door de Franse overheid
• Ten slotte zijn er een klein aantal projecten zelf gebouwd door MinBZK

Het project omvat dus een verzameling van allerlei open source tools en een manier om die tools te implementeren en te gebruiken.

Implementatie

Vervolgens volgt een voor de meeste mensen vrij onnavolgbare technische handleiding om deze verzameling van tools zelf te hosten. Kort samengevat draait het project in containers op een (lokaal of cloud) Kubernetes cluster welke met Helmfile moet worden uitgerold en beheerd. Vervolgens kan de beheerder de configuraties naar diens inzicht aanpassen.

Voor een ICT’er is dit allemaal niet bijzonder, maar het is opvallend dat er niet een tussenvorm wordt aangeboden voor mensen die Mijn Bureau wel willen gebruiken, maar het niet per se zelf willen of kunnen beheren. Dit kan alleen door een demo te boeken via dezelfde site, toch helaas weer een handmatige en arbeidsintensieve stap. Een voordeel van Microsoft 365 en aanverwante software is dat de gebruiker geen enkele kennis hoeft te hebben van de onderliggende implementatie en een gratis demo inbegrepen is. Dat is hier duidelijk anders.

Gebruik

Uiteindelijk staat er dan na de configuratie wel een bruikbaar platform van kantoorsoftware, met diensten als chat, videobellen en office. E-mail is nog niet beschikbaar, ook al staat deze wel genoemd in de documentatie. Sommige documentatiepagina’s zijn daarnaast gewoon leeg. Wat ik met name mis is een gebruikershandleiding; op dit moment staat er per tool alleen een kleine omschrijving met een screenshot en dat is het. Het gevoel bekruipt me dat we hier vooral te maken hebben met losse software die toevallig via deze weg gebundeld wordt geleverd. De software zelf heeft niet bijster veel met elkaar te maken en integraties ontbreken.

Er worden wel enkele tools geboden om de software beter samen te laten komen, zoals het Dashboard, maar de diepe integratie tussen tools die gebruikers van Microsoft 365 zijn gewend, is hier afwezig. Ik denk dat dit deels onvermijdelijk is, omdat het project verschillende soorten software bevat van verschillende aanbieders en het nog een vrij nieuw project is, maar een uitleg of liever nog, een routekaart, zou hier wel op zijn plaats zijn.

Dan ten slotte het echt pijnlijke punt. Binnen de Rijksoverheid wordt Mijn Bureau (nog?) niet veel gebruikt. Het bekende software-concept eat your own dog food gaat dus niet op. Ik vraag me af of dit gaat veranderen zolang de integraties nog ontbreken. Het is ook een beetje een kip-ei probleem; zolang het product ongebruikt is zal er ook niet veel draagvlak zijn om er tijd aan te besteden. Het is essentieel om gebruikers te laten beginnen met een product als deze, om kinderziektes eruit te halen maar ook om een breed draagvlak en visie te ontwikkelen. Die stap lijkt nu nog ver weg.

Voorlopige conclusie en aanbevelingen

Het is leuk om te zien dat er binnen de Rijksoverheid initiatieven als Mijn Bureau ontstaan om eigenhandig afstand te nemen van de grote afhankelijkheden binnen kantoorsoftware. Ik onderschrijf daarnaast het belang van het zoeken naar alternatieven om de afhankelijkheden te verminderen. Uiteindelijk is de Rijksoverheid zelf ook een grootgebruiker van kantoorsoftware, dus in dat opzicht is zijzelf een perfecte launch candidate.

Dat maakt het des te belangrijker dat er binnen diezelfde Rijksoverheid ook al gebruik wordt gemaakt van dit soort initiatieven, om het project door te ontwikkelen en het wat meer slagkracht te geven. Op dit moment lijkt Mijn Bureau vooral een opsomming van dingen die eventueel zouden kunnen, maar stiekem gebruiken de eigenaren zelf “gewoon” de tools van Microsoft. Dat maakt het niet erg geloofwaardig als alternatief.

Om er wat gebruikers en dus ook succesverhalen bij te krijgen, zal het project ook moeten professionaliseren; de quick wins daarin zijn in ieder geval

• weg te migreren van GitHub naar een Europees alternatief
• een domeinnaam te reserveren
• en documentatie duidelijker te structureren en toegankelijker te maken voor gebruikers, niet alleen voor ICT’ers.

Ik denk daarnaast dat het het project goed zou doen om in ieder geval een publieke demo-omgeving aan te bieden, zodat ook niet-technische gebruikers er een gevoel bij kunnen krijgen. Oftewel: bring the demo, not the memo. Uiteindelijk zijn de beslissingsbevoegde mensen meestal niet degene die het ook daadwerkelijk gaan implementeren en het zou helpen om het verhaal ook aan hen te kunnen pitchen op een laagdrempelige manier.